中央财经大学档案馆2013年工作总结

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档案馆2013年工作总结
　　2013年档案馆围绕学校中心工作，按照学校“加强基础管理的专业化建设，不断提高保障和服务水平”的要求，以教育部《高等学校档案管理办法》为指导，努力为学校的发展做好服务工作，并努力开展新的服务方式，使档案馆的服务工作更加深入、及时。
　　一、实施多途径沟通，提高立卷归档工作质量
　　立卷归档工作是档案馆各项工作的基础，档案馆实行部门立卷的工作方法。
　　1、向各立档单位及时下发了《关于2013届本科毕业生学籍档案归档的通知》、《关于做好2013年归档工作的通知》，为了使档案的收集更加符合立档单位的特点，档案馆就《各单位、部门归档范围、保管期限及归档时间表》进行征求意见，以便更好地指导各单位的归档工作。
　　2、了解立档单位兼职档案员和主管领导的变化情况，登记在册，方便以后的沟通，主动与新任兼职档案员、教学秘书沟通，提出归档要求，指导网上著录。
　　3、档案馆分析了立档单位的不同特点和状况，采取多沟通、促提高的工作方式，到教务处等8个部门走访，与主管领导和兼职档案员座谈，针对各个单位的特点提出归档指导性意见，介绍档案馆的相关工作流程，使各单位在了解档案工作的基础上形成立卷归档制度，到归档工作不完善的单位指导工作，协助清理积压文件，防止档案的流失。
　　4、档案馆工作人员分工负责各单位的档案归档工作，使监督、指导、沟通更有针对性，尤其是针对沙河校区工程比较多的状况，由一人负责在沙河校区协助基建处整理档案，做好档案馆、基建处和施工单位的协调工作。
　　档案馆通过与归档单位有关人员的多途径沟通，促进了归档率的提高，提高了案卷质量。2013年接收纸质档案5222卷，实物档案41件，照片档案45张，光盘50张(含宣传部照片)，接收资料15册，另外接收26套富力桃园商品房相关资料，2箱已停业的中财商店材料，约200卷未整理基建档案。
　　二、开展多方位服务，提升服务的专业水准
　　档案馆承担着对校内服务和为社会服务的功能。
　　1、就校内服务而言，一方面是为学校的教学科研活动提供参考和凭证，力争信息准确及时，态度友善，但对涉密文件严格履行相关程序，保障文件的安全;另一方面档案记载着我校的校情校史，是我校历史的积累，档案馆为宣传部等部门的校园文化建设活动提供了名人题字等系列资料，并从档案中挖掘有文化价值的资料进行整理，通过走访姜维壮教授，收集姜老的相关照片、报道等资料，这是档案馆整理人物档案的开端，希望借此为我校校园文化建设积累更丰富的资料。
　　2013年借阅档案569人次，提供利用纸质档案1170卷，实物44件，电子文件44件，照片2225张，复印档案材料2453页，另外协助房产科发放房产证59本。
　　2、社会服务的对象主要是我校的校友、毕业生用人单位、教育部学历认证中心等。毕业生成绩及学历学位认证、翻译的需求逐年增加，我校原有的管理方法把这项工作分散在教务处、研究生院、继续教育学院等多个部门，而且收费标准和程序有所不同，为利用者带来一些不便，档案馆根据《高等学校档案管理办法》提出的“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”原则，向学校申请毕业生成绩及学历学位认证、翻译工作由档案馆统一管理。为了进一步做好此项工作，多次与教务处、学生处、研究生院、继续教育学院等相关部门协商，初步制定了《中央财经大学学生成绩、学历及学位认证工作管理办法》，积极为此项工作的开展做好准备。在提供认证服务中严格履行身份确认手续，保障个人信息的安全，公开收费制度，严格按照学校批准的项目和价格收费，提供信息真实有据，反馈信息及时，以此保证档案馆的对外公信力。在服务中因档案不全无法直接认证时，本着为学校负责，保护利用者利益的原则，多途径查找信息，最大程度地展现事实，满足利用者需求。2013年为学生提供成绩单复印164次，开具证明99次。
　　三、发掘档案信息资源，拓展档案编研工作
　　档案馆立足于服务学校，努力编辑出对学校教学、管理、科研等工作有参考价值的资料汇编，展示档案的文化内涵，增强编研成果服务档案工作的功能。
　　1、《中央财经大学年鉴》是档案馆编研工作的主要内容，由于种种原因，《年鉴》的编写有些滞后，档案馆改变以前的工作做法，2013年从编写《中央财经大学年鉴2013》开始，暂时把中间滞后的部分放下。对各单位上缴的稿件严格审核，尤其认真核对数据，保证信息的真实性。部分单位交稿滞后，内容不符合要求，给年鉴的编写带来了一定困难，档案馆通过与年鉴撰稿人沟通、网上催缴等方式，推动这项工作的进展。目前《中央财经大学年鉴2013》已开始排版。《中央财经大学年鉴2000-2004》由于没有各单位提供的年鉴稿件，内容主要来源于馆藏档案，主要以数据和客观事实反映1999年至2003年学校的发展状况，目前印制工作已接近尾声。
　　2、《中央财经大学组织沿革》主要是以上级和校内的发文为依据，反映学校及各处级单位的发展历程和处级以上干部的更替，与《中央财经大学大事记》和《中央财经大学六十年史》互为补充，能够多方位反映学校的发展，为学校文化建设中校史校情的宣传，提供综合的参考信息。该书目前已编辑完毕。
　　3、完成《北京教育年鉴(2013)》中央财经大学部分的组稿、编写、校对工作，上报条目97条，44000余字，照片71张，工作成绩得到肯定，撰稿人获2013年度北京教育年鉴先进工作者称号。
　　4、为了使沙河校区基建档案规范管理和使用方便，编纂了一系列资料汇编：《沙河校区一期(1)阶段建设工程名称说明表》、《沙河校区一期(1)阶段建设工程招投标资料汇总》、《沙河校区签订合同单位名称一览表》、《沙河校区一期签订各类合同汇总表》、《沙河校区一期基建项目归档数据汇编》、《沙河校区一期基建项目招投标公示和结果公示的汇总表》，这些汇编提高了基建档案利用率。
　　四、进行多方合作，推进档案馆信息化建设
　　档案馆信息化建设是档案馆由实体管理向信息管理的需要，也是档案馆工作与学校数字化校园建设同步的需要，档案馆的信息化建设主要包括档案管理软件的应用、馆藏档案数字化以及档案馆网站建设。
　　1、档案馆在熟练应用档案管理软件的档案接收、档案浏览、档案检索等功能基础上，针对学生成绩、学历档案利用需求较高的特点，向数据商提出一些个性化需求，以提高相关档案的利用效率，同时对学生成绩、学历档案扫描，逐步实现电子化管理。档案馆对馆藏进行具体分析，对于党群档案、行政档案、教学档案制定不同的数字化策略，实现高效利用档案的目的。
　　2、档案馆主页是档案馆宣传、提供服务的窗口，根据学校对二级网站管理的要求，改版网页，增强界面的友好性和易用性。与网络信息中心沟通，解决了档案馆主页无法登陆的问题，使档案馆网站建设与学校数字化校园建设同步进行。
　　3、与学校建设OA系统相关的单位和设计公司多次沟通，提出OA系统中档案管理的需求，完成OA系统与档案管理系统的对接测试，促使档案信息化建设纳入学校数字化校园建设中。
　　五、注重交流学习，开阔工作思路
　　2013年档案馆参加了京鄂高校年鉴交流培训会议、到武汉大学档案馆参观学习、参加了高校档案信息化建设管理暨“南大之星”多媒体档案网络管理系统研讨会，通过与同仁交流，获得一些有益的工作经验，了解高校档案馆的发展趋势，丰富相关专业知识。
　　六、其他工作
　　1、加强档案馆廉政风险防范、党风廉政建设工作，做到财务公开，收费透明、合理。
　　2、做好勤工助学学生的管理工作，严格要求，人文关怀，把此项工作纳入全员育人工作当中。
　　3、安全工作以“安全第一”、“预防为主”为原则，做好《消防安全活动记录》、《二级单位防火检查记录》。
　　七、存在的不足和改进措施
　　1、档案库房空间有限，保存空间不符合档案专用库房标准。档案库房分散在学术会堂四层及地下二层、图书馆配楼一层，影响工作效率，没有现代化的安防措施。档案馆在现有条件下配备了除湿、空气清新等设施，改善了库房条件，加强库房安全意识，重视消防检查工作。
　　2、档案归档率和质量还有待提高。档案馆将继续深入立档单位进行调研，及时了解立档单位工作内容的变化，避免重要档案的流失，通过沟通争取各单位主管领导对档案工作的支持;逐步完善分工负责制，使归档指导工作更有针对性，严格著录审核，提升案卷质量。
　　3、档案资源利用的深度不够。档案馆的编研内容以年鉴为主，对于教学科研、校园文化建设相关档案资源挖掘不够。档案馆要加强与宣传部等学校文化建设部门合作，配合学校文化建设的需要进行专题服务，选择对教学科研工作有参考价值的编研选题，在网站上开设专题展览，宣传档案工作。


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